Politiques de confidentialité et de renseignements personnels

Dans le texte le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Cette politique s’adresse à plusieurs types d’utilisateurs sur les URL propulsés par la plateforme Salon virtuel interactif (ci-après « SVI »), en ligne. La présente politique gouverne la collecte de renseignements personnels ou confidentiels par le promoteur par l’utilisation de la plateforme SVI. Le gestionnaire de la plateforme, étant le fournisseur de service du promoteur pour l’opération de la plateforme, se gouvernera également conformément aux présentes.

En vous enregistrant dans le Salon virtuel ou en utilisant la plateforme, vous acceptez que le promoteur recueille, utilise et transfère les renseignements personnels que vous fournissez sur la plateforme SVI, conformément aux conditions de la présente politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont le promoteur de la plateforme recueille et traite les renseignements personnels recueillis via le Salon virtuel, veuillez ne pas utiliser la plateforme SVI.

DÉFINITIONS

« Salon virtuel » : Mot utilisé pour désigner le Salon virtuel ainsi que tous les sites Internet en lien ou propulsés par la plateforme web SVI. Le Salon virtuel est un événement de rencontre d’information qui se déroule sur internet durant une période donnée. Le Salon virtuel rassemble des visiteurs, des organismes, des acteurs économiques,des municipalités, des villes, des exposants et des institutions.

« visiteur » : Un candidat est une personne qui verse dans le Salon virtuel des renseignements personnels dans le but de participer à l’événement et de discuter par clavardage. Aux fins de cette politique, le mot visiteur inclut utilisateur ainsi que toute personne physique ou moral intéressée par obtenir des informations ou échanger avec un organisme.

« organisme » : Un organisme est une personne physique ou morale qui aura téléversé dans le Salon virtuel des informations pour aider les visiteurs et qui offre un kiosque virtuel dans le Salon virtuel.

« utilisateur » : Un utilisateur est un visiteur, un organisme, un partenaire (entreprise ou partenaire institutionnel), un représentant, promoteur ou encore un de leurs représentants, qui a recours à la plateforme SVI afin de participer à une activité virtuelle.

« promoteur » ou « nous »  : Semaine de l’agriculture, de l’alimentation et de la consommation (SAAC) ayant son siège social au Pavillon Paul-Comtois local 0110, 2425 rue de l’Agriculture Québec, Qc G1V 0A6. La SAAC est l’organisateur de l’événement qui regroupe des entreprises et des organismes. 

« gestionnaire de la plateforme» : entreprise ayant son siège dans la province de Québec au Canada.

INFORMATION TRANSMISE AUTOMATIQUEMENT

Dès que vous accédez au Salon virtuel, un certain nombre de renseignements sont échangés automatiquement, sans que vous ayez à intervenir, entre votre ordinateur et le serveur du SVI.

  1. a) Fichiers Témoins

Le présent site place un fichier témoin (« cookie ») sur les ordinateurs des candidats. Ce fichier témoin nous permet de suivre les activités des candidats sur la plateforme SVI.

  1. b) Échange d’information sur votre équipement

Un échange d’information sur votre équipement (matériel et logiciel) est nécessaire pour que le fichier transmis par le serveur soit compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Le gestionnaire de la plateforme conserve par ailleurs l’information requise pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites de référencement et le pays d’origine des visiteurs.

Les informations transmises automatiquement entre ordinateurs permettent dans certains cas d’identifier les visiteurs personnellement. 

LIENS VERS D’AUTRES SITES

Le Salon virtuel propose des liens vers d’autres sites Web (appartenant à des tiers). Lorsque vous quittez la plateforme SVI, les renseignements échangés ne sont plus assujettis à cette politique de confidentialité, mais à celle du site web externe, le cas échéant. 

Le fait de fournir des liens externes ne signifie pas que le promoteur partage les opinions de leurs auteurs. Par conséquent, le promoteur et le gestionnaire de la plateforme ne pourront, en aucun cas, être tenus responsables des idées, des opinions et des données, quelles qu’elles soient, disponibles dans ces sites externes. Les liens externes sont indiqués dans le seul but de permettre à l’utilisateur de trouver un complément d’information, de participer à une conférence offerte par le promoteur ou un organisme.

INFORMATIONS RECUEILLIES ET CONSERVÉES

  1. a) Consultation des pages d’accès public

Les seules informations recueillies dans les pages d’accès publics sont les suivantes :

  • le nom, l’adresse, l’adresse IP et le domaine Internet utilisés pour accéder au Salon virtuel;
  • le type et la version du navigateur et du système d’exploitation utilisé;
  • le site Web d’où vous venez (quand vous avez cliqué sur un lien menant à notre site).

Ces données sont recueillies par l’utilisation de cookies ou de témoins. Elles servent uniquement à des fins de statistiques et nous permettent entre autres de savoir quelles pages ont été consultées, pendant combien de temps et dans quel ordre. Ces données sont préservées indéfiniment aux fins d’analyse, et notamment de comparaison de données statistiques d’année en année. 

  1. b) Renseignements spécifiques aux visiteurs

Les informations des visiteurs sont lisibles par les exposants et les organisme lorsque les visiteurs visitent les stands virtuels et les documents PDF des exposants ou des organismes. Si vous ne voulez pas qu’un exposant voit vos données, vous ne devez pas visiter son kiosque virtuel ou les éléments que l’on retrouvent sur son kiosque virtuel (Document PDF, vidéo, image).

Pour avoir accès au service du Salon virtuel en tant que visiteur, vous devrez remplir le formulaire d’inscription dans lequel on retrouve les informations suivantes :

  • Vos nom et prénom;
  • Votre adresse de courrier électronique;

En vous inscrivant au Salon virtuel, vous autorisez le promoteur et le gestionnaire de la plateforme à utiliser vos renseignements personnels ci-dessus durant le Salon virtuel et à les transmettre seulement aux personnes dûment autorisées et à les utiliser uniquement aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. 

De plus, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous contacter à la fin du Salon virtuel dans le cadre d’un sondage.

Veuillez noter qu’en tout temps, vous pouvez modifier, supprimer et fermer votre profil en envoyant un courriel à support@12sc.ca. Toutefois, même dans de tels cas, vous acceptez que votre profil ait pu être consulté et des renseignements copiés par des exposants pendant la période où votre profil était actif.

  1. c) Renseignements spécifiques aux organismes ou aux compagnies (exposants)

Pour avoir accès au service du Salon virtuel en tant qu’organisme, vous devez initialement nous fournir une adresse de courrier électronique valide. Dans le processus d’inscription subséquent, nous vous demandons les informations suivantes :

  • le nom de l’entreprise;
  • les nom et prénom d’une personne-ressource;
  • le numéro de téléphone de l’entreprise;
  • l’adresse de votre entreprise;
  • le logo de votre entreprise

Ces informations sont accessibles en tout temps aux administrateurs, dirigeants, employés, exposants, représentants et mandataires du promoteur. Le nom de l’entreprise, les principales activités de l’entreprise et les renseignements que l’on retrouve habituellement dans vos dépliants promotionnels pourront être vus par les visiteurs inscrits uniquement lorsque l’exposant fait afficher le ou les dépliants promotionnels sur son stand virtuel, autrement ils ne sont pas rendus publiques.

Les données des organismes pourront être détruites sur demande par le promoteur, et les administrateurs, dirigeants, employés, représentants et mandataires. Elles seront sauvegardées pour la période jugée suffisante par le promoteur pour protéger les intérêts légitimes du promoteur.

UTILISATION DE L’INFORMATION

En vous enregistrant sur le Salon virtuel, en créant votre profil et en fournissant les renseignements demandés, vous consentez à ce que nous utilisions l’information que vous nous aurez transmise afin de :

  • créer votre profil en fonction de vos données;
  • vous contacter pour connaître votre opinion;
  • vous fournir des communications ou de l’information additionnelle telle que des bulletins;
  • vous permettre de communiquer vos réactions, de nous contacter ou de nous permettre de vous répondre;
  • fournir aux organismes, ou à des tiers qui les représentent, de l’information vous concernant et concernant votre intérêt par rapport aux dépliants promotionnels proposées;
  • fournir aux organismes, ou à des tiers qui les représentent, de l’information permettant de finaliser une présélection des visiteurs afin qu’ils puissent vous convoquer en entretien lors de l’activité ou pour des entretiens subséquents, même après la tenue de la Foire virtuelle;
  • fournir aux exposants, ou à des tiers qui les représentent, vos nom et prénom lorsque vous acceptez une convocation pour un entretien;
  • produire des rapports internes relatifs à l’utilisation de notre plateforme SVI.

L’information que vous publiez dans le Salon virtuel peut être consultée, utilisée, imprimée et enregistrée uniquement par les exposants ou les autres utilisateurs autorisés dans le cadre du Salon virtuel. En fournissant des renseignements personnels relatifs pour des fins statistiques pour notre base de données, vous consentez à ce que l’information soit utilisée de la façon décrite dans la présente politique.

RETRAIT DE CONSENTEMENT

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir des communications de la part du promoteur ou du gestionnaire de la plateforme, soit en cliquant sur l’hyperlien « Désabonnement » apparaissant dans ces communications, soit en contactant l’adresse suivante : support@12sc.ca 

COMMUNICATION DES INFORMATIONS AUX ORGANISMES, VISITEURS ET PROMOTEURS

Nous communiquons aux employeurs, représentants des compagnies et utilisateurs du Salon virtuel des données relatives à votre profil créé dans le cadre du Salon virtuel. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels à aucune autre personne et nous ne vendrons pas vos données personnelles à des tiers hors du cadre du Salon virtuel.

Lorsque de l’information est communiquée aux exposants du Salon virtuel, nous nous assurons d’obtenir des engagements de leur part de n’utiliser ces données que dans le but visé par le Salon virtuel. Lorsque de l’information est communiquée à un autre utilisateur (représentant ou conseiller), nous obtenons des engagements de leur part de n’utiliser ces données que dans l’exercice de leur fonction dans le cadre du Salon virtuel.  De plus, nous obtenons de leur part un engagement à ne pas utiliser ces informations au bénéfice d’autres personnes ni de les communiquer à des tiers.

À la fin du Salon virtuel, le gestionnaire de la plateforme remettra au promoteur un jeu de données comprenant sur support matériel vos renseignements personnels ci-dessus, pour fin d’archivage. Le gestionnaire de la plateforme effacera tous vos renseignements personnels dans un délai raisonnable une fois que les données auront été transmises au promoteur. 

Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos renseignements personnels soient ainsi conservés. Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient conservés sur un support matériel, vous pouvez envoyer une demande à cet effet avant la fin de la tenue du Salon virtuel par courriel à support@12sc.ca 

Le gestionnaire de la plateforme conservera toutefois des informations démographiques indirectes et statistiques qui vous concernent, mais qui ne permettent pas de vous identifier personnellement.

CONFIDENTIALITÉ DES IDENTIFIANTS

Il vous appartient de vous assurer que vos identifiants de connexion demeurent confidentiels. Veuillez nous aviser sans délai si vous suspectez que vos identifiants sont utilisés par une personne non autorisée ou que la confidentialité de ces identifiants a été compromise.

Le Salon virtuel a mis en place, sur le plan technique et organisationnel, des mesures raisonnables conçues pour protéger vos données personnelles contre toute perte accidentelle ou contre tout accès, utilisation, altération ou diffusion non autorisées. Malgré ces mesures, Internet demeure un système ouvert et nous ne pouvons garantir que des tiers non autorisés ne pourront déjouer les mesures de sécurité que nous avons mises en place ou utiliser vos données personnelles à des fins illégitimes.

MINEURS ET PERSONNES INAPTES

Les Salons virtuels sont destinés uniquement aux personnes majeures et aux personnes qui sont en mesure d’accepter les présentes conditions de par l’effet de la loi dans la juridiction où ils se trouvent. Toute autre personne doit donner son consentement par l’intermédiaire de la personne autorisée à exercer ses droits civils (parent, tuteur ou autre représentant autorisé par la loi).

LOIS APPLICABLES

La présente politique doit s’interpréter en vertu des lois de la Province de Québec (Canada) et des lois du Canada qui s’y appliquent. 

COMMUNICATION

Si vous avez des questions concernant la Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, ou si vous pensez que nous ne respectons pas cette politique, vous pouvez à tout moment communiquer avec nous par courriel à l’adresse support@12sc.ca 

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour répondre rapidement à vos questions ou résoudre votre problème. 

Vous pouvez aussi utiliser cette adresse pour communiquer avec nous pour toute demande prévue par la loi quant aux renseignements personnels qui vous concernent, notamment pour les demandes d’accès, de retrait et de rectification. 

EXCLUSION DE RESPONSABILITÉ

Le promoteur et le gestionnaire de la plateforme n’assument aucune responsabilité quant à l’exactitude des informations reproduites dans le site et quant aux résultats découlant de l’utilisation de telles informations. Sans limiter ce qui précède, le promoteur et le gestionnaire de la plateforme n’offrent aucune garantie que les visiteurs pourront trouver les informations qu’ils cherchent ou que les exposants recevront des demandes des visiteurs.

De plus, le promoteur et le gestionnaire de la plateforme se dégagent de toute responsabilité relative à l’information transmise par les exposants et les visiteurs sur la plateforme. Il revient à chacun de vérifier la véracité de l’information de toute partie avec laquelle elle souhaite conclure une entente.

Le promoteur et le gestionnaire de la plateforme se réservent le droit de modifier, de limiter ou de supprimer toute donnée mise en ligne dans sa plateforme SVI, notamment si ces données sont diffamatoires, discriminatoires, vont contre les bonnes mœurs ou de l’ordre public ou sont susceptibles de porter atteinte à l’intégrité ou au bon fonctionnement de la plateforme SVI. 

Le promoteur et le gestionnaire de la plateforme n’assume aucune responsabilité pour les pertes, dommages ou frais qui résulteraient de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser de l’information communiquée lors du Salon virtuel.